Làm sao để xây dựng quy trình làm việc ở nhà đạt hiệu quả cao nhất

Làm việc ở nhà không có nghĩa là bạn phải làm nhiều hơn bình thường. Hãy đặt bàn phím xuống, để điện thoại ở nhà và đi dạo (nhớ giữ khoảng cách an toàn) khi cảm thấy căng thẳng. Trong trường hợp hạn chế ra ngoài vì dịch bệnh chẳng hạn, bạn có thể mở cửa sổ, nhìn ngắm thế giới xung quanh.

Thống kê dịch COVID-19

(Cập nhật lần cuối: 12:23 01/04/2020)

Tổng quan

Việt Nam

Thế giới

	Số ca nhiễm	Tử vong	Bình phục
Việt Nam	212	0	60
Trung Quốc	81.518	3.305	76.052
Mỹ	188.578	4.054	7.251
Italia	105.792	12.428	15.729
Thế Giới	859.338	42.334	178.125

Tỉnh / Thành Phố	Số ca nhiễm	Bình phục
Hà Nội	84	27
TP Hồ Chí Minh	52	12
Bình Thuận	9	0
Ninh Bình	9	1
Quảng Ninh	7	0
Đà Nẵng	6	3
Đồng Tháp	4	0
Bắc Giang	3	0
Bắc Ninh	1	0
Hải Dương	1	0
Ninh Thuận	2	2
Quảng Nam	3	0
Lào Cai	2	0
Thừa Thiên Huế	2	2
Khánh Hòa	1	1
Thanh Hóa	3	1
Vĩnh Phúc	11	11
Trà Vinh	2	0
Tây Ninh	2	0
Bến Tre	1	0
Lai Châu	1	0
Nghệ An	1	0
Cần Thơ	1	0
Bạc Liêu	2	0
Thái Nguyên	1	0
Hà Tĩnh	1	0

Quốc gia	Số ca nhiễm	Tử vong	Bình phục
Mỹ	188.578	4.054	7.251
Italia	105.792	12.428	15.729
Tây Ban Nha	95.923	8.464	19.259
Trung Quốc	81.518	3.305	76.052
Trung Quốc	81.518	3.305	76.052
Đức	71.808	775	16.100
Pháp	52.128	3.523	9.444
Iran	44.605	2.898	14.656
UK	25.150	1.789	135
Thụy Sĩ	16.605	433	1.823
Turkey	13.531	214	243
Bỉ	12.775	705	1.696
Netherlands	12.595	1.039	250
Áo	10.180	128	1.095
Hàn Quốc	9.887	165	5.567
Canada	8.612	101	1.242
Portugal	7.443	160	43
Brazil	5.812	202	127
Israel	5.358	20	224
Úc	4.828	20	345
Norway	4.641	39	13
Thụy Điển	4.435	180	16
Czechia	3.308	31	45
Ireland	3.235	71	5
Denmark	2.860	90	1
Malaysia	2.766	43	537
Chile	2.738	12	156
Nga	2.337	17	121
Poland	2.311	33	7
Ecuador	2.302	79	58
Romania	2.245	82	220
Nhật	2.229	66	424
Luxembourg	2.178	23	80
Philippines	2.084	88	49
Pakistan	2.031	26	76
Thái Lan	1.771	12	342
Ấn Độ	1.590	45	148
Saudi Arabia	1.563	10	165
Indonesia	1.528	136	81
Phần Lan	1.418	17	10
South Africa	1.353	5	31
Greece	1.314	49	52
Mexico	1.215	29	35
Panama	1.181	30	9
Iceland	1.135	2	198
Dominican Republic	1.109	51	5
Peru	1.065	30	394
Argentina	1.054	27	240
Singapore	926	3	240
Colombia	906	16	31
Serbia	900	23	42
Crô-a-ti-a	867	6	67
Slovenia	802	15	10
Qatar	781	2	62
Estonia	745	4	26
An-giê-ri	716	44	46
Hồng Kông	715	4	128
Tàu du lịch Diamond Princess	712	11	603
Ai Cập	710	46	157
New Zealand	708	1	83
Ả Rập	694	50	170
UAE	664	6	61
Ukraine	645	17	10
Morocco	617	36	24
Vương quốc Ba-ranh	567	4	295
Lithuania	537	8	7
Armenia	532	3	30
Hungary	492	16	37
Li-băng	463	12	37
Bosnia and Herzegovina	420	13	17
Bulgaria	399	8	17
Latvia	398	0	1
Tunisia	394	10	3
Andorra	376	12	10
Slovakia	363	0	3
Moldova	353	4	18
Kazakhstan	348	2	24
Costa Rica	347	2	4
Uruguay	338	1	41
North Macedonia	329	9	12
Đài Loan	322	5	39
Azerbaijan	298	5	26
Cô-oét	289	0	73
Jordan	274	5	30
Cyprus	262	8	23
Burkina Faso	261	14	32
Réunion	247	0	1
Albania	243	15	52
San Marino	236	26	13
Việt Nam	212	0	60
Cộng hòa Hồi giáo Afghanistan	196	4	5
Cameroon	193	6	5
Ô-man	192	1	34
Cuba	186	6	8
Ivory Coast	179	1	7
Senegal	175	0	40
Honduras	172	10	3
Uzbekistan	172	2	7
Faeroe Islands	169	0	74
Malta	169	0	2
Ghana	161	5	31
Belarus	152	1	47
Mauritius	143	5
Sri Lanka	143	2	17
Channel Islands	141	3
Venezuela	135	3	39
Nigeria	135	2	8
Brunei	129	1	45
Martinique	128	3	27
Palestine	119	1	18
Bolivia	115	7	1
Guadeloupe	114	4	22
Georgia	110	0	21
Montenegro	109	2
Campuchia	109	0	23
Kyrgyzstan	107	0	3
DRC	98	8	2
Mayotte	94	1	10
Trinidad and Tobago	87	4	1
Rwanda	75	0
Gibraltar	69	0	34
Liechtenstein	68	0
Paraguay	65	3	1
Isle of Man	60	0
Kenya	59	1	1
Madagascar	57	0
Aruba	55	0	1
Monaco	52	1	2
Bangladesh	51	5	25
French Guiana	51	0	15
Uganda	44	0
Ma Cao	41	0	10
Jamaica	38	2	2
Guatemala	38	1	12
French Polynesia	37	0
Zambia	36	0
Niger	34	3
Togo	34	1	10
Barbados	34	0
El Salvador	32	1
Bermuda	32	0	10
Djibouti	30	0
Mali	28	2
Ethiopia	26	0	2
Guinea	22	0
Tanzania	19	1	1
Congo	19	0
Maldives	18	0	13
Gabon	16	1
Haiti	16	0	1
New Caledonia	16	0
Myanmar	15	1
Saint Martin	15	1	2
Bahamas	15	0	1
Equatorial Guinea	15	0	1
Eritrea	15	0
Cayman Islands	14	1
Saint Lucia	13	0	1
Guyana	12	2
Dominica	12	0
Mongolia	12	0	2
Curaçao	11	1	2
Namibia	11	0	2
Syria	10	2
Greenland	10	0	2
Libya	10	0	1
Seychelles	10	0
Suriname	10	0
Benin	9	0	1
Grenada	9	0
Laos	9	0
Eswatini	9	0
Zimbabwe	8	1
Guinea-Bissau	8	0
Mozambique	8	0
Saint Kitts and Nevis	8	0
Angola	7	2	1
Sudan	7	2	1
Antigua and Barbuda	7	0
Chad	7	0
Cabo Verde	6	1
Mauritania	6	1	2
Vatican City	6	0
St. Barth	6	0	1
Sint Maarten	6	0
Nicaragua	5	1
Nê-pan	5	0	1
Fiji	5	0
Montserrat	5	0
Somalia	5	0	1
Turks and Caicos	5	0
Botswana	4	1
Gambia	4	1
Bhutan	4	0
Belize	3	0
British Virgin Islands	3	0
CAR	3	0
Liberia	3	0
MS Zaandam	2	0
Anguilla	2	0
Burundi	2	0
Caribbean Netherlands	2	0
Papua New Guinea	1	0
St. Vincent Grenadines	1	0	1
Sierra Leone	1	0
Timor-Leste	1	0

LIVE

Nguồn: Bộ Y Tế & WorldOMeters

Hotline: 19009095 – 19003228

Hãy gọi để nhận tư vấn về dịch Covid-19

Trước tình hình dịch COVID-19 diễn biến phức tạp, từ 0 giờ ngày 1/4, Việt Nam thực hiện cách ly toàn xã hội trong vòng 15 ngày. Hàng loạt công ty đã áp dụng chính sách làm việc tại nhà để ngăn ngừa nguy cơ lây nhiễm. Đối với nhiều người, làm việc tại nhà khá lạ lẫm vì trước đây họ chỉ quen với việc đến văn phòng. Vậy làm việc ở nhà sao cho hiệu quả, việc quản lý từ xa sẽ được thực hiện như thế nào?

“Làm việc từ xa có những lợi ích và thách thức riêng của nó. Điều này phụ thuộc nhiều vào tính tự giác của mỗi người, đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian cũng như cách giao tiếp. Bạn cần chủ động giao tiếp và tập trung vào những gì đang xảy ra vì việc không gặp mặt trực tiếp có thể khiến ta dễ mất tập trung, lơ đễnh”, Jason Aten, người làm chuyên mục Công nghệ tại một tạp chí chia sẻ.

Bài phỏng vấn dưới đây được trả lời bởi Kilian Schalk, người sáng lập PurpleGray Consulting, người đã giúp rất nhiều tạp chí điều hành công việc trong suốt 15 năm qua.

lam sao de xay dung quy trinh lam viec o nha dat hieu qua cao nhat - 1

Kilian Schalk, người sáng lập PurpleGray Consulting

*Làm sao để xây dựng một quy trình làm việc từ xa?

Điều đầu tiên chúng ta cần nghĩ đến chính là con người, sau đó mới là quá trình. Kỹ năng về công nghệ của các cá nhân là rất quan trọng. Mọi người trong nhóm cần sử dụng (và có thể sử dụng) các công cụ tương tự. Ví dụ, email rất hữu ích để bạn liên lạc với mọi người, Google Docs, Slack hay các công cụ tương tự rất tốt cho việc trao đổi nội bộ. Hãy đảm bảo rằng mọi người đều có thể liên hệ được với người khác trong các tài liệu chia sẻ.

Điều quan trọng là cần xây dựng một cộng đồng làm việc chung. Bạn có thể sử dụng công cụ Zoom cho các cuộc gọi video. Google Docs là một công cụ tuyệt vời để mọi người trao đổi, làm việc. Khi truy cập Google Docs, bạn có thể tạo các tài liệu chia sẻ mới, làm việc cùng nhau trong một không gian, có thể nhận xét và chia sẻ công việc cùng nhau.

Nếu mọi người từng làm việc từ xa với nhau trước đó, mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn nhiều. Nếu còn lạ lẫm, đừng ngần ngại sự giúp đỡ. Khi làm việc tại văn phòng, bạn có thể dễ dàng hỏi han, nhờ sự giúp đỡ của đồng nghiệp song trong tình huống làm việc từ xa, bạn không thể giấu.

Khi cả nhóm đã xây dựng được một quy trình mới và học được cách hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, họ có thể tiến tới xây dựng những quy trình nâng cao khác. Mục tiêu cuối cùng là để mọi người cùng có thể tham gia vào quy trình làm việc từ xa, bản thân biết quản lý và sử dụng nó.

* Giải pháp đơn giản để giúp làm việc từ xa trở nên thuận lợi hơn?

Khi bạn có cái nhìn đầy đủ về các kỹ năng cần sử dụng, các tình huống có thể xảy ra khi làm việc ở nhà, mọi chuyện sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Khi làm việc từ xa, người không am hiểu về công nghệ, kỹ thuật có thể hoang mang khi bản thân không biết mình sẽ phải làm gì. Đừng để xảy ra điều này.

Hãy tổ chức một cuộc họp trước khi công ty bạn bắt đầu cho nhân viên làm việc từ xa. Mọi người sẽ được giới thiệu, hướng dẫn cách sử dụng các ứng dụng phục vụ công việc và thoải mái đưa ra các đánh giá, thắc mắc. Đừng quên số điện thoại của nhau để sử dụng trong tình huống mạng internet có vấn đề chẳng hạn.

Mỗi người nên ghi chú những công cụ mình cần sử dụng, bản thân đã biết dùng những phần nào và tranh thủ sự giúp đỡ của những người có kỹ năng tốt hơn. Một khi bạn có cái nhìn đầy đủ về các kỹ năng cần sử dụng, các tình huống có thể xảy ra khi làm việc ở nhà, mọi chuyện sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

* Làm thế nào để quản lý công việc khi làm ở nhà và người quản lý cần làm gì để quản lý công việc từ xa?

Hãy thiết lập các cuộc gọi hàng ngày (tối đa là 10 phút) để mọi người có thể chia sẻ những gì họ đã, đang và sẽ làm trong ngày hôm đó. Đây chính là cách để mọi người có sự liên kết với nhau, nghe thấy giọng nói của nhau, nhìn thấy mặt nhau khi không cùng đến văn phòng, không ngần ngại khi cần sự giúp đỡ. Sự kết nối rất có giá trị lúc này.

Mọi người có thể sẽ khá khó khăn để nói ra những vấn đề mình gặp phải khi làm việc từ xa. Là người quản lý, hãy kiên nhẫn và mọi người sẽ sớm quen, đi vào quỹ đạo làm việc. Thiết lập các cuộc gọi điện, họp nhóm hàng ngày để mọi người giữ sự liên lạc, lắng nghe để biết người khác đang có gì khó khăn.

* Điều cần nhớ cho những buổi họp, đào tạo khi làm việc từ xa?

Lên lịch cho mỗi ngày làm việc. Khi làm việc từ xa, mọi người cần có khoảng thời gian để tự làm việc và khoảng thời gian để làm việc cùng nhau. Ví dụ 9-11h30, 2h30-4h30 là khoảng thời gian bạn không muốn ai làm phiền; các cuộc họp sẽ tiến hàng trong khoảng đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiều.

Mọi người có thể điều chỉnh giờ họp chung hàng ngày sau một thời gian nếu thấy phát sinh các vấn đề. Điều quan trọng là mỗi người đều thấy được mình là một phần trong quy trình đó, góp phần trong việc đưa ra quyết định.

Đối với việc gặp gỡ, trao đổi với khách hàng cũng tương tự. Hãy chắc chắn rằng khoảng thời gian bạn chọn để thực hiện cuộc gọi từ xa là khi khách hàng, đối tác đã sẵn sàng. Không ai muốn bất ngờ phải xuất hiện và trông thật nhợt nhạt khi chưa kịp đánh son.

* Làm việc từ xa có thể dẫn đến việc quá tải trong giao tiếp không?

Tương tác là điều rất quan trọng khi bạn làm việc ở nhà song luôn nhớ nguyên tắc rằng không can thiệp quá sâu vào đời tư của người khác, không làm xáo trộn giờ làm việc.

Có chứ! Điều đó hoàn toàn có thể xảy ra nếu bạn không biết cân bằng. Khi làm việc ở nhà, bạn có thể thấy cô đơn và muốn giao tiếp, chia sẻ nhiều hơn. Thêm đó, làm việc tại văn phòng sẽ có giới hạn về giờ giấc đến và tan sở. Nhiều người không phân định rạch ròi về thời gian khi làm việc ở nhà.

* Mọi người nên làm gì để không cảm thấy bí bách, cô đơn?

Một lần nữa, cân bằng chính là chìa khoá cho mọi vấn đề. Làm việc ở nhà không có nghĩa là bạn phải làm nhiều hơn bình thường. Hãy đặt bàn phím xuống, để điện thoại ở nhà và đi dạo (nhớ giữ khoảng cách an toàn với người khác) khi cảm thấy căng thẳng. Trong trường hợp hạn chế ra ngoài vì dịch bệnh chẳng hạn, bạn có thể mở cửa sổ, nhìn ngắm cảnh vật bên ngoài. Một bản nhạc yêu thích sẽ là sự lựa chọn tốt để bạn có thể thả hồn vào từng nhịp điệu.

Trên hết, hãy nhớ rằng bạn không hề cô đơn, chỉ là mọi người đang làm việc từ xa thay vì tập trung tại văn phòng mà thôi. Hãy nhớ lại xem có việc gì ở nhà mà trước đó bạn rất muốn làm nhưng không thể vì thiếu thời gian? Đây chính là lúc để bạn tự chuẩn bị cho mình những món ăn ngon, bước ra khỏi công nghệ và tưới tắm cho những chậu cây ngoài ban công…

Việt NamThế giớiÝMỹ Tây Ban NhaIran